Insbesondere Betriebe, die kürzlich Änderungen im Handelsregister oder in öffentlichen Datenbanken vorgenommen haben, werden aufgefordert, ihre Daten zu überprüfen und zu bestätigen. Tatsächlich handelt es sich dabei jedoch um ein kommerzielles Angebot, bei dem durch Unterzeichnung und Übermittlung der Daten ungewollt ein kostenpflichtiger Vertrag zustande kommen kann.

Meist wird erst mit Erhalt der Rechnung erkannt, dass kein Zusammenhang mit einer offiziellen Institution besteht und dass es sich um private, häufig im Ausland ansässige Unternehmen handelt.

Auf Beanstandungen wird in der Regel nicht reagiert, stattdessen werden weiterhin Rechnungen und Mahnungen versendet. Während diese bisher überwiegend per E-Mail und Post zugestellt wurden, erfolgt die Rechnungsstellung inzwischen auch über Portale für die elektronischen Rechnungen.

Der HGV empfiehlt daher, eingehende Schreiben stets sorgfältig zu prüfen und insbesondere das Kleingedruckte genau zu lesen, bevor Unterlagen unterzeichnet und zurückgesendet werden.